Definitie


Projectrisicomanagement





Een risico in een project is de kans op een niet-geplande gebeurtenis die een nadelig effect heeft op scope, tijd en/of geld. Een beheerst project heeft tijdig inzicht nodig in risico's om er op te kunnen anticiperen.

Projectrisicomanagement is het zodanig beheersen van de risico's binnen een project dat de kans op optreden en/of de gevolgen ervan op een aanvaardbaar niveau liggen.

Risicodefinitie

Risico's worden in projecten vaak als volgt gedefinieerd:
  • Beschrijving van het risico
  • Beschrijving van oorzaak en gevolg
  • Beheersmaatregel + actor + datum gereed
  • Kans van optreden (procentueel)
  • Gevolg in tijd en geld (gekwantificeerd)Met name voor het opstellen van de beheersmaatregelen is het van belang om de oorzaak en gevolg van elkaar te onderscheiden. Het gebruik van categorieën kan daarbij behulpzaam zijn.
Planmatig, ICT-ondersteund

Het risicomanagementproces is vaak beschreven in een (project)plan of een risicomanagementplan. Daarin zijn onder meer procedures vastgesteld inclusief taken, verantwoordelijkheden en capaciteit. Risicomanagement is een (project)teamaangelegenheid en vereist inzet en draagvlak bij het gehelen team.

Een risicodatabase kan worden vastgelegd in bijvoorbeeld Word, MS Excel of een speciale software-applicatie.

Het risicodossier van de Hanzelijn heeft gekozen voor Excel. Binnen de Betuweroute en HSL-zuid is gekozen voor een meer geavanceerde database waaraan meerdere gebruikers tegelijkertijd kunnen werken.

Risicomanagementproces



Het proces van risicomanagement kan uit de volgende stappen bestaan:

Stap 1: Risico's inventariseren en actualiseren

Een risico-inventarisatie kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd door interviews of speciaal daartoe georganiseerde risicosessies (denk aan een stikkersessie, scenariodenken of versnellingskamer). Nieuwe risico's worden benoemd en bestaande gegevens worden regelmatig geactualiseerd; dit levert een (update van het) risicodossier op. Per risicodossier kan de status in een baseline vastgelegd te worden, omdat risico's in de tijd snel kunnen veranderen. Wijzigingen ten aanzien van de voorgaande rapportage dienen traceerbaar en inzichtelijk te zijn. Bespreking van risico's (of tenminste een selectie daarvan) dient in regulier overleg een vast agendapunt te zijn. Overigens kunnen ook mogelijke kansen worden meegenomen in de risico-inventarisatie.

Stap 2: Kwalificeren / kwantificeren van risico's en formuleren beheersmaatregelen

Risico's kunnen kwalitatief en kwantitatief worden beschreven. Bij kleine projecten wordt vaak volstaan met een kwalitatieve analyse, bij grotere projecten worden ze ook kwantitatief beschreven.

*Kwalificeren van risico's De kans (inschatting) van optreden als de gevolgen voor tijd en kosten kunnen in de volgende categorieënworden ingedeeld: klein (< 10%), middel (10% < x < 30%) en groot (> 30%). Voor de gevolgen kan eenzelfde norm worden gehanteerd, rekening houdende met de omvang van het project. Het maakt immers verschil; een uitloop van 1 week op een project van 5 jaar of op een buitendienststelling van 12 uur.

De geïnventariseerde risico's worden gekwantificeerd voor zowel de kans (inschatting) van optreden als de gevolgen voor tijd en kosten, respectievelijk in procenten, maanden en euro's . Absolute scores worden ingevuld per risico. Om risico's te kunnen prioriteren op de gevolgen voor tijd of de gevolgen voor geld worden de scores vermenigvuldigd met de procentuele kansinschatting. Vaak wordt ook handmatig een top 10 opgesteld.

Formuleren maatregelen



Per risico kunnen preventieve en correctieve beheersmaatregelen worden geformuleerd. 

Door middel van preventieve maatregelen wordt:
  • gestreefd de kans van optreden te verkleinen of de oorzaak weg te nemen
  • vooraf de gevolgen beperkt van het eventueel optreden van het risico (b.v. een vaste brandweerploeg op het werkterrein neemt niet de oorzaak van een brand weg, maar verkleint wel de gevolgen van de brand, omdat de brandweer sneller aanwezig is)
Door middel van correctieve maatregelen wordt het project gerealiseerd conform (eventueel aangepaste) doelstellingen. Dit kunnen zijn:
  • herstelwerkzaamheden die het gevolg verkleinen
  • alternatieve maatregelen waarmee het project op een andere wijze wordt gerealiseerd
  • tijdelijke maatregelen waarmee verdere schade kan worden beperktUiteraard kan er door middel van een gecombineerde aanpak zowel de kans van optreden en de gevolgen worden verkleind; dit vereist een samenhangend pakket van maatregelen
Stap 3: Autoriseren en uitvoeren beheersmaatregelen

In termen van management van risico' kan gekozen worden voor
  • risico accepteren
  • kans van optreden (oorzaak) reduceren,
  • effecten (gevolg) reduceren.

    De te maken keuze is afhankelijk van de mate waarin het risico/het effect te beïnvloeden is, en in hoeverre dat in verhouding staat tot de inspanning (tijd en geld) die dat vereist. Het kan een keuze zijn om het risico bij een andere partij neer te leggen omdat de desbetreffende partij beter in staat is het risico te beheersen.Tot de uitvoering van een maatregel zal:
  • Een actor worden toegekend voor het uitvoeren van de beheersmaatregel:
  • Afspraken worden gemaakt over de planning
  • mogelijk een verzoek tot wijziging of wjziging opdracht beschrijving worden gemaakt om de maatregel te effectueren.
Stap 4: Monitoren en evalueren

De gesignaleerde risico's en afgesproken beheersmaatregelen dienen gemonitord en geëvalueerd te worden in de diverse overleggremia:
  • monitoren voortgang van de beheersmaatregelen (actor rapporteert over de resultaten)
  • meten van het effect van de beheersmaatregelen
  • bijstellen beheersmaatregelen indien nodig
  • evalueren bestaande risico's op veranderingen
  • beoordelen actualiteit van de gesignaleerde risico's
Afhankelijk van de uitkomsten van de uitvoering van een beheersmaatregel dient de kwantificering van de kans van optreden of de gevolgen worden aangepast. Indien blijkt dat de afgesproken beheersmaatregelen niet (juist) worden uitgevoerd of extra maatregelen vereist zijn zal dit direct in deze stap uitgevoerd dienen te worden. Vaak beslist hierin de projectmanager en/of opdrachtgever.

Stap 1 tot en met 4 is een cyclisch proces dat bijvoorbeeld éénmaal per week of maand wordt herhaald.

Rapportages

Risico's worden onder meer gecommuniceerd in voortgangsrapportages. Het gezamenlijk kennis nemen van en de open communicatie over risico's verhoogt de transparantie en dialoog (intern en extern). De toprisico´s worden vaak in voortgangsrapportages aan het management gerapporteerd, terwijl ook de (iets minder) hoog scorende risico´s in de afzonderlijke teams worden besproken.

Monte Carlo analyse

Monte Carlo Analyse is een systematiek die door middel van kansberekening een verwachting oplevert ten aanzien van de kosten en doorlooptijd van het project, met een bepaalde spreiding rond die verwachting. Naast de kwantificering van de verwachte doorlooptijd of kosten, worden in deze systematiek ook de minimale en maximale kosten en doorlooptijd meegenomen. Deze gegevens worden enkele duizenden malen doorgerekend. Het resultaat is een waarschijnlijkheidscurve.

Juridisch
  • Geen of onvoldoende inzicht in alle wettelijke vereisten en mogelijke wijzigingen hierin op het gebied van:
    • Veiligheid
    • Milieu (MER-richtlijnen/ evaluatie van MER)/ Planologische inpassing (verplichting om een eventueel verlies aan Natuurgebieden te compenseren)
    • Geluid
    • Grondverwerving en Onteigeningen
    • Aanbesteding
    • Ontheffingen en Vergunningen
    • Procedures inzake Bestemmingsplannen en Streekplannen
  • Mogelijkheid van Claims:
    • Claims aannemer a.g.v. uitvoeringsfouten die onvoldoende contractueel zijn gedekt
    • Claims Gemeente a.g.v. niet nakomen afspraken of schade aan omgeving
    • Claims omwonenden a.g.v. schade aan woningen of bedrijfspanden
    • claims van andere belanghebbenden
  • Fouten aannemer m.b.t. regelgeving voorbereiding
  • Fouten aannemer m.b.t. regelgeving uitvoering
Organisatorisch
  • wijzigen Programma van Eisen (PvE) a.g.v.:
    • onduidelijkheid omtrent uitgangspunten
    • wijzigen projectdefinitie
  • Ontbreken projectprocedures
    • wijzigingsprocedure PvE, planning, raming
    • opleverings/ -acceptatieprocedures
    • AO-procedures
    • aanbestedingsplan/ -procedure
    • gunningsprocedure
  • onduidelijkheid omtrent eisen opdrachtgever, beheerder, gemeenten, provincies e.d.
  • niet (tijdig) kortsluiten van afspraken met betrokken partijen
  • ontbreken goede communicatie (intern/extern); communicatieplan
  • ontbreken kwaliteitsplan
  • onduidelijkheid over projectgrenzen
  • geen/ onvoldoende afstemming tussen deelprojecten (intern)
  • geen/ onvoldoende rekening houden met projecten in de omgeving
  • gebrek aan benodigde mankracht op enig tijdstip:
    • problemen bij opzetten en inrichten projectorganisatie
    • wegvallen sleutelpersonen
    • wijzigen projectbemanning
  • niet tijdig bestellen van materialen
  • onjuistheid en onvolledigheid van de raming
  • onvolledigheid of onzorgvuldigheid bij het opstellen van contractstukken.
Technisch
  • verkeerde inschatting van technieken, bouwmethoden of faseringen en hulpmiddelen
  • wijziging in aannames bij ontwerp en (constructie-)berekeningen
  • extra of meer werk bij aansluiting van nieuw werk op bestaand werk om goede samenhang te verkrijgen
  • toepassen nieuwe (innovatieve) materialen, uitvoeringsmethoden
  • ontwerpwijzigingen tijdens uitvoering
  • bezwijken tijdens bouw
  • onjuiste inschatting hoeveelheid benodigd materiaal
  • tegenvallende prestatie van aannemer/ ontwerper
    • niet beschikbaar zijn van essentieel materieel
    • te late leveranties van materialen
    • constructiefouten
    • complexiteit uitvoering door aannemer onderschat
    • stakingen.
Ruimtelijk
  • aanwezigheid van obstakels of funderingsrestanten
  • archeologische vondsten
  • mogelijkheid van opgravingen door archeologische dienst
  • aanwezigheid kabels en leidingen
    • incompleetheid inventarisatie
    • geen medewerking kabels- en leidingeigenaren
  • bijzonder klimatologische omstandigheden (langdurige vorst, schade a.g.v. storm)
  • meer of zwaardere verontreiniging van de locatie
    • kwaliteit van onderzoek
    • onvoldoende inzicht in te treffen saneringsmaatregelen
  • tegenvallende kwaliteit van de bodem
    • grondmechanische instabiliteit
    • tegenvallende draagkracht
    • onverwacht optredende zettingen
  • niet of onvoldoende inschatten van compenserende- milieumaatregelen
  • onvoldoende meenemen van faunamaatregelen
  • kosten in verband met grondwaterbeschermingsgebieden
  • bereikbaarheid bouwlokatie
    • aan- en afvoerwegen (relatie met andere projecten, weerstand omgeving)
    • onvoldoende ruimte bouwplaats
  • extra noodzakelijke hulpwerken en voorzieningen voor verkeer en veiligheid
  • treffen van voorzieningen of maatregelen voor wegverkeer en scheepvaart.
Financieel
  • projectmanagement-kostendekking
  • prijsstijging materialen hoger dan voorzien
  • tariefwijzigingen
  • faillissement
    • aannemer/toeleverancier
    • opdrachtgever
  • beschikbaarheid financiering op enig tijdstip
    • ontbreken voorfinancieringsmogelijkheden
    • onderuitputting
  • betaling declaraties niet tijdig
  • geen/ geen goede financiële informatievoorziening
  • afwijking aanname afschrijving
  • afwijking aanname belasting
Maatschappelijk
  • ontbreken goede communicatie met omgeving, voorlichting en inspraakprocedures
  • extra geluiddempende maatregelen tijdens uitvoering
  • schadebeperkende maatregelen
  • schade ten gevolge van werkzaamheden aan eigendommen van derden
  • onvoldoende inschatten van voorzieningen of maatregelen voor wegverkeer en scheepvaart
  • vertragende blokkades/ acties van omwonenden
  • stakingen
Politiek
  • niet/niet tijdig verkrijgen van publiekrechtelijke vergunningen en toestemming
  • geen/onvoldoende inzicht in alle benodigde vergunningen
  • ontbreken overeenstemming met gemeente, provincies, waterschappen e.d.
  • geen/onvoldoende inzicht in eisen van de gemeente t.a.v.
    • uitvoeringswijze
    • architectonische vormgeving
    • afwerking/ herstellen of aanpassen infrastructuur in omgeving
  • problemen bij aanpassen streekplannen, bestemmingsplannen
  • problemen bij onteigeningen
  • onzekerheden over doorgang project
Versnellingskamer

Voor met name het inventariseren en benoemen van risico's in een project (stap 1 van de risicomanagementcyclus) kan gebruik worden gemaakt van elektronische systemen bijvoorbeeld een versnellingskamer. Uitgangspunt is dat de communicatie van een groep mensen sneller en meer diepgaand kan worden door gebruik te maken van software. Tijdens de in de versnellingskamer gehouden groepssessie heeft elk van de deelnemers de beschikking over een computer. Alle computers zijn in een netwerk met elkaar verbonden. Een deel van de communicatie tussen de deelnemers wordt gevoerd via het netwerk; ideeën en meningen kunnen worden geventileerd. Dit heeft als voordeel dat iedereen 100% spreektijd heeft en anoniem zijn/haar ideeën kan inbrengen. Tijdens de sessie kan met het gehele team en eventueel externe deskundigen gebrainstormd worden over de risico's waarna tevens een prioritering kan worden aangebracht. Het voordeel van de Versnellingskamer ten opzichte van interviews is dat een dergelijke sessie slechts 1 dag in beslag neemt en dat men met elkaar communiceert over de belangrijkste onzekerheden in het project.

Bronnen

PMS247: Risicomanagement. Richard Douwstra, Freek Debie, Thijs Jan Noomen, Kees Robers.

Versie 2.2. van 13 december 2005. Bewerkt voor Railpedia (zie wijzigingsgeschiedenis).

Het RISMAN-proces, Risicomanagement voor infrastructuurprojecten, september 1998.



Deze gegevens stammen uit Railpedia. Railpedia is in 2010 in Infrasite opgenomen.
Wilt u gegevens gewijzigd hebben of heeft u vragen, neemt u dan contact op met de redactie van Infrasite.

This page was last changed in Railpedia on Mar 27, 2008 by corina de jongh.


Deze definitie of dit lemma wijzigen? Een nieuw lemma starten? Dat kan! Klik hier en mail ons!


Deel dit artikel:                   





Alle stations in Nederland toegankelijk voor blinden en slechtzienden
Nieuwsbericht
Stem voor de Blije Reizigers Prijs 2017: Genomineerden bekend!
Weblogposting
Railforum: Innovatiecongres - Benutten van talenten
Weblogposting
Railforum: Kenniskring Stedelijke Rail: Technische ontwikkelingen in stedelijk railmaterieel
Weblogposting
NS Dienstregeling 2018: 7 dagen per week tienminutentrein
Nieuwsbericht
Nieuw contract aanleg spoorterminal Haven Rotterdam
Nieuwsbericht
Railforum: Tweede bijeenkomst kenniskring Systeemintegratie
Weblogposting
Mobiliteitsbeeld 2017: 60 procent van alle reizigerskilometers per auto
Nieuwsbericht
Zwitserland wil leren van onze testdagen
Nieuwsbericht
NS: nieuwe Sprinters en vaker Sprinters
Nieuwsbericht
Eerste testdagen tienminutentrein soepel verlopen, reizigers positief
Nieuwsbericht
Conclusies onderzoeksproject Kennisinfrastructuur spoorveiligheid
Nieuwsbericht
Nieuw: servicedesk gevaarlijke stoffen op het spoor
Nieuwsbericht
Nieuwe blusvoorzieningen emplacement Axel opgeleverd
Nieuwsbericht
ProRail blij met investeringen in het spoor
Nieuwsbericht
17 mln voor aantrekkelijke toegankelijke stationsgebieden Noord-Holland
Nieuwsbericht
Vectron locomotief van Siemens toegelaten in Nederland
Nieuwsbericht
ProRail zet in op een toekomst zonder bouwafval
Nieuwsbericht
Spoorbrug Zuidhorn in gebruik
Nieuwsbericht
Extra geltreinen tegen herfsthinder op spoor
Nieuwsbericht
Kansen verbetering grensoverschrijdende treinverbindingen Euregiogebied
Nieuwsbericht
Siemens and Alstom join forces to create a European Champion in Mobility
Nieuwsbericht
Geen spanning bij werken aan de bovenleiding
Nieuwsbericht








[Banners]